GED (Gestion Electronique des Documents / en anglais EDM, Electronic Document Management) ou GEIDE (Gestion Electronique des Informations et des Documents pour l’Entreprise) : a pour fonction d’organiser et de gérer des informations et documents électroniques, via des moyens informatiques (dématérialisation, classement, gestion, stockage). Elle gère le cycle de vie complet d’un document électronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc., de manière à optimiser l’accès aux documents, aux informations qu’ils contiennent. La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges informationnels et concourt au développement d’une culture ‘apprenante’.
Les enjeux de la GED, GEIDE ou EDM :
- Maîtriser le flux des documents papiers et électroniques reçus dans les entreprises ;
- Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus ;
- Améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu lors du traitement ;
- Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents ;
- Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage ;
- Répondre aux exigences des normes de qualité ;
- Développer, pour chaque entreprise, un système de traitement de l’information paramétrable aux besoins réels et à la sécurité des traitements.
Norme sur l’archivage électronique (NF Z42-013) : décrit un ensemble de spécificités pour garantir la pérennité de la conservation, l’intégrité des documents stockés et leur valeur légale et réduire au maximum tous types de risques liés aux matériels, logiciels, opérateurs humains, procédures et locaux.
Valeur légale du document électronique : A part certains documents (factures, bulletins de paie, contrats, etc.) faisant l’objet d’une réglementation, peu d’autres documents sont soumis à ces règles et peuvent donc faire l’objet d’une conservation numérique. C’est donc à chaque utilisateur qu’il appartient de décider, en fonction des nécessités réglementaires, de conserver les documents, en fonction de leur objet, des modalités de conservation (calcul du risque d’avoir à ressortir un document) et de leur valeur probatoire (notion de copie fidèle et durable), de l’accessibilité pour le contrôle ou l’audit du système réglementaire (Loi Informatique et Liberté) ou en vue de la maintenance.
Force probante du document numérique :
- Loi du 13 mars 2000, modifiant le Code Civil (2000-230 du 13/03/2000), art. ? 1316-1 du Code Civil.
- Signature électronique par l’art. 13164, al. 2c du Code Civil et la loi sur la confiance en l’économie numérique (2004-575 du 21/06/2004) chapitre III art. 25 et chapitre VII sur la création et la conservation du document numérique.
